Le déménagement de bureaux est souvent une étape primordiale dans l’évolution et le développement de toute entreprise, peu importe la raison pour laquelle le déménagement est envisagé. D’ailleurs, de multiples entreprises peuvent décider de déménager pour fusionner avec une autre, pour bénéficier des locaux plus grands ou pour d’autres raisons. Toutefois, cette étape est assez sensible. En effet, le déménagement d’entreprise est un projet qui nécessite d’être bien organisé afin d’assurer sa réussite. 

Cet article vous présente quelques conseils qu’il faut suivre pour minimiser les risques liés à un déménagement de bureau. 

Résiliation de bail et changement d’adresse

Une fois les nouveaux locaux dans lesquels l’entreprise souhaite déménager sont trouvés, il ne faut surtout pas oublier de résilier le bail. Souvent, un bail commercial peut être rénové ou mis à terme tous les 3 ans. Pour cela, il suffit de notifier le propriétaire ou l’agence responsable de la gestion des locaux en envoyant un courrier avec accusé de réception. D’une manière générale, le préavis est de 6 mois. Il faut alors veiller à ne pas dépasser les délais spécifiés. 

Par ailleurs, durant tout demenagement de bureau, il est primordial de procéder au changement d’adresse et de la situation de l’entreprise à  l’avance. D’ailleurs, il est conseillé de le faire au moins un mois à l’avance pour que tout se déroule correctement. Ainsi, il faut informer le Greffe du Commerce de ce changement en présentant la nouvelle adresse. De même, il faut procéder aux changements de l’adresse sur l’ensemble des documents, par exemple ceux de la banque.

Que faut-il vérifier avant le déménagement ? 

Bien qu’une entreprise peut choisir de procéder à un déménagement de bureau dans un local déjà aménagé, il est certainement utile de prévoir les petits aménagements et travaux qu’il faut faire à son arrivée. D’ailleurs, il est indispensable que les nouveaux locaux soient adaptés à ses besoins et à ceux de ses collaborateurs et de ses clients. Durant la visite des locaux, il convient alors de noter les travaux éventuels, notamment l’installation de réseau, le câblage, ou autre. 

Par ailleurs, le transfert d’entreprise est une excellente opportunité pour faire le tri de l’ancien mobilier. Il convient alors d’identifier le mobilier à vendre ou à jeter et de déterminer quel nouveau mobilier il faut acheter. 

Finalement, il est important de vérifier l’accessibilité aux locaux, par exemple en vérifiant les places de parking. 

Estimer les coûts

Avant de se lancer dans un projet de déménagement d’entreprise, il faut tout d’abord estimer les coûts que cet évènement va engendrer. 

Ainsi, il faut prendre en considération toutes les adaptations nécessaires dans les locaux selon l’activité de l’entreprise en question, le coût de déménagement et de l’acquisition du mobilier et du matériel ainsi que les achats potentiels. Par ailleurs, il faut tenir en compte les dépenses sociales, notamment les primes de déménagement, les dépenses organisationnelles et les recrutements potentiels durant cette procédure.  

L’organisation du déménagement

Le déménagement de bureau d’une entreprise n’est certainement pas une mince affaire. D’ailleurs, il nécessite souvent l’intervention des professionnels afin d’assurer que toutes les tâches sont effectuées correctement et pour assurer un déroulement plus serein. Une fois que toutes les formalités administratives sont effectuées, il convient alors de trouver un bon prestataire. 

Quelques jours avant le jour du déménagement, la mise des affaires à emporter dans des cartons doit être effectuée. A ce stade, il est possible de faire intervenir les différents collaborateurs afin qu’ils se sentent impliqués par le projet de déménagement. 

Si certaines affaires doivent être stockées, il est conseillé d’opter pour la location d’un espace de stockage où les documents importants ainsi que le mobilier qui peut être utile dans le futur seront mis.