Déménagement d’entreprise : comment bien s’organiser ?

La question d’un déménagement d’entreprise exige certainement une organisation et des préparations plus pointues que celles d’un déménagement privé. D’ailleurs, prévoir le changement des locaux n’est pas suffisant. Il faut également bien les aménager et bien gérer les étapes juridiques et organisationnelles de cette opération.

Comment faire alors pour bien se préparer ?

La recherche des locaux

Une fois que la décision de déménagement d’entreprise est prise, l’étape qui suive et de commencer la recherche de bureaux. Pour vous faciliter cette tâche, il faut identifier vos différents besoins et spécifier les critères que vous cherchez d’une manière claire. La recherche d’un nouveau local sera ainsi plus rapide et plus adaptée.

Durant cette étape, il est possible de se faire guider par des experts pour découvrir les différentes offres disponibles ainsi que de consulter les différents collaborateurs pour se renseigner sur les critères qu’ils cherchent dans un local de travail.

Signer le nouveau bail et consulter la nécessité de travaux

Après avoir choisi les nouveaux locaux en fonction des critères et des besoins établis, il est nécessaire d’entamer la négociation avec le nouveau bailleur. S’il s’agisse d’un local traditionnel, la durée du contrat sera probablement fixée à 3, 6 ou 9 ans. Quant aux espaces de coworking, l’entreprise peut avoir plus de flexibilité.

Par la suite, il est important d’évaluer les travaux à effectuer afin d’adapter les nouveaux locaux aux mieux avec les besoins de l’entreprise et de ses collaborateurs.

Etablir un cahier des charges

L’élaboration d’un cahier des charges est certainement l’une des étapes clés lors d’un déménagement d’entreprise vu qu’elle permet de préparer et de planifier concrètement la phase opérationnelle, selon la date fixée. De ce fait, il est important de créer un cahier des charges bien détaillé qui contient le planning de l’opération et les différentes tâches à effectuer. Ces dernières peuvent être identifiées dans un calendrier opérationnel et classés par priorité ou par thématique. Cette pratique est excellente pour éviter les mauvaises surprises.

Les changements d’ordre administratif et le transport des équipements

Si vous prévoyez un déménagement d’entreprise, il faut penser au changement d’adresse postale et à mettre à jour tous les documents nécessaires. De même, il ne faut pas oublier de prévenir les clients, les prestataires et les partenaires de l’entreprise pour que tout fonctionne correctement une fois arrivé au nouveau bureau.

Par ailleurs, il est important de faire l’inventaire du parc informatique de l’entreprise. Ce dernier est souvent le cœur de la stratégie de toute entreprise. Il est alors crucial de tout vérifié, étiqueté et préparé à l’avance. C’est également le moment idéal pour transférer le réseau internet dans le nouveau local.

Quant au transport des équipements, il est recommandé de créer un système d’étiquetage et de mettre en place de tous les objets à emporter dans des cartons. Durant cette étape, il est recommandé de faire le tri et de ne garder que l’essentiel pour les nouveaux locaux.

Le jour de déménagement

Bien évidemment, le jour de déménagement est le jour le plus crucial durant cette opération. Toutefois, si les préparatifs ont été bien effectués et si tout est bien organisé, les risques des mauvaises surprises durant ce jour seront minimisés.

Il est préférable de prévoir le jour de déménagement pendant un week-end dans le but d’éviter l’interruption de l’activité de l’entreprise. De même, une fois que tout est à sa place, il est important de prévoir une phase d’adaptation des équipes. Cette phase peut même durer quelques  semaines. C’est pour cette raison qu’il faut consacrer du temps pour répondre à tout doute éventuel et pour gérer les imprévus qui peuvent surgir durant cette période.