Réussir la dématérialisation de vos documents : les conseils à suivre

Nous vivons dans un monde qui bouge et aujourd’hui plus que jamais la dématérialisation des documents devient une priorité. Pour dématérialiser des documents, vous avez besoin des bons outils qui vous aideront à éliminer rapidement et facilement cet encombrement de papier de votre vie. Et c’est plus facile que jamais ! Il vous suffit de suivre une liste de conseils ! Accrochez-vous, voici nos meilleurs conseils pour réussir la dématérialisation de vos documents.

Conseil numéro un : s’organiser.

Cela peut sembler évident, mais si vous ne savez pas où tout se trouve, il vous sera difficile de trouver ce dont vous avez besoin quand vous en avez besoin. Prenez donc le temps d’organiser vos documents par type, puis placez-les dans un ordre logique sur les étagères.

Placez vos documents selon une liste de priorité : Lorsque vous parcourez vos documents, réfléchissez à leur importance relative. Par exemple, parmi les documents suivants, lesquels doivent être traités immédiatement ?

Lesquels nécessiteront plus de 30 jours pour être traités ?

Et enfin, lesquels peuvent attendre plus tard (mettez-les dans un tiroir ou sur des étagères) ? Si possible, placez ces à la fin de votre pile « à faire ».

Conseil numéro deux : utilisez un scanner !

Aucun outil n’est parfait pour toutes les situations, il est donc important d’avoir plusieurs méthodes à votre disposition lorsque vous dématérialisez des documents. Par exemple, si vous décidez d’utiliser des scanners ou des appareils photo plutôt que des imprimantes, assurez-vous que vous disposez d’une bonne réserve d’encre ou de toner, ainsi que de papier.

S’il existe des copies physiques de choses dont vous n’avez plus besoin, scannez-les et conservez les originaux pour vous y référer en cas de besoin.

Troisième conseil : Soyez malin avec vos mots de passe !

Si vous utilisez un mot de passe pour tout, il peut être trop facile de pirater votre système ou votre armoire à dossiers. Il est préférable de créer un seul mot de passe fort qui puisse protéger tous vos documents, tout en vous en souvenant.

Les mots de passe doivent contenir des chiffres et des symboles et comporter au moins 12 caractères.

Conseil numéro quatre : Choisissez le bon logiciel !

Vous ne pouvez pas réussir à dématérialiser des documents sans choisir des applications de numérisation et de gestion de documents utiles et conviviales.

Les logiciels de dématérialisation des documents sont nombreux sur le marché. Certains sont gratuits, d’autres sont payants.

Le plus important est de choisir un logiciel que vous utiliserez réellement ! Résistez à la tentation de choisir un logiciel parce qu’il est « gratuit » si vous savez que vous ne l’utiliserez pas pour une raison quelconque (il prend trop de temps ou il manque des fonctionnalités). Il peut être préférable de dépenser un peu d’argent pour quelque chose qui fonctionne bien, même si cela implique de payer plus cher au départ.

N’achetez pas de nouveau matériel : Comme mentionné ci-dessus, les scanners facilitent la dématérialisation, mais ils peuvent aussi coûter beaucoup d’argent au départ ! Ne perdez donc pas votre temps à chercher un nouvel équipement alors qu’un ancien pourrait faire un aussi bon travail à moindre frais.

Cinquième conseil : N’oubliez pas à propos du stockage !

Lorsque vous dématérialisez des documents, il est important de se rappeler que le numérique n’est pas éternel. Il est crucial de choisir une méthode de sauvegarde et de stocker vos fichiers dans un endroit sûr (un coffre-fort ignifugé est préférable). Vous pouvez les enregistrer sur un disque dur externe ou les télécharger sur le cloud (s’il s’agit de documents volumineux) afin d’avoir toujours une autre copie à portée de main.

Il existe de nombreuses façons de sécuriser vos données par le biais du cryptage, mais cela devient très compliqué avec de grandes quantités de données, car chaque fichier a besoin de sa propre clé de décryptage avant d’être utilisé. Cela rend la protection par mot de passe obsolète si tout ce que l’utilisateur doit faire est une attaque par force brute des mots de passe jusqu’à ce qu’il trouve.